【一覧】人事部が把握している社員の個人情報はどれぐらいあるのか？

人事部は社員の多様な個人情報を把握しています。
人事業務に携わっていない人からしたら、想像をはるかに超える数の情報を把握していて驚くのではないでしょうか？
おそらく、社員の家族よりもその人の個人情報を知っているはずです。

では、一体どれほどの個人情報を把握しているのか？
種類ごとにリストにしてみました。

【個人属性情報】

本人の学歴や社歴、家族の障害の有無まで把握することになります。
障害の有無に関しては、障害者雇用率の算出や税金の計算に必要なため、把握する必要があります。（本人・家族どちらも）

【健康情報】

項目は少ないですが、カバーしている情報は多岐に亘っています。
『健康経営』の名のもとに、今後はより多くの健康情報を人事部は把握していくことになりそうです。

【所得情報】

年末調整時に作成する『扶養控除申告書』には、給与所得額だけでなく、その他すべての所得を記入しなければなりません。
そのため、副業の収入も含めた全所得を把握できてしまうことになります。

【参考記事】
配偶者控除申告書の合計所得金額欄はどこまで含める？

【日々の活動状況】

 

その他にも、ボランティア休暇や裁判員休暇を取得する場合、人事部が把握することになります。

【その他】

人事にはたくさんの相談事や報告が寄せられます。

「うちの部署に配属になったあの新人、この前こんなことがあってさ・・・」
「この前上司にこんなこと言われたんですが、これってパワハラじゃないですか！？」

などなど。

人に関する悩み事を聞くのも人事部の仕事なので、周囲からのリアルな評価はおおむね把握しています。

業務上必要なため把握しなければならない

人事部員の立場から言わせていただくと、興味本位でこれらの情報を収集しているわけではありません。
業務上必要なため、教えていただかなければならないのです。

年末調整で配偶者控除の適用を行うためには、本人の総所得額（給与所得以外も含む）を把握する必要があります。
ストレスチェックの実施は、事業所の義務なので実施しなければなりません。

このように国が定めたルールにより、これほど多くの情報を把握しなければならない状況になっています。

それにしても、これ以外の個人情報って逆に何があるんだろ？
そう思えるぐらい多様な個人情報を把握してますね。

今後はこれらのデータを活用した「ピープル・アナリティクス」が注目されています。

【参考記事】↓
『人事のためのデータサイエンス』 ～人事部員のためのデータ解析入門本～