【一覧】人事部が把握している社員の個人情報はどれぐらいあるのか?

人事部は社員の多様な個人情報を把握しています。
人事業務に携わっていない人からしたら、想像をはるかに超える数の情報を把握していて驚くのではないでしょうか?
おそらく、社員の家族よりもその人の個人情報を知っているはずです。

では、一体どれほどの個人情報を把握しているのか?
種類ごとにリストにしてみました。

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【個人属性情報】

把握している情報 把握経路
氏名 履歴書
生年月日 履歴書
住所 履歴書
国籍・出生地 入社時手続き
顔写真 履歴書
電話番号 履歴書
メールアドレス 履歴書
学歴 履歴書
大学の成績 新卒採用
職務経歴 履歴書
趣味・特技 履歴書
婚姻の有無 履歴書・年末調整
離婚の有無 年末調整
家族構成 履歴書
保有資格 履歴書
TOEICの点数 履歴書
性格診断結果 採用
マイナンバー 入社時手続き
基礎年金番号 入社時手続き
本人の障害の有無 障害者雇用申請
家族の障害の有無 年末調整
家族の介護の有無 介護休暇の申請
子どもの看護状況 子の看護休暇の申請
保育園の申請状況 就労証明書
家族の死亡 弔慰金・扶養手続き

本人の学歴や社歴、家族の障害の有無まで把握することになります。
障害の有無に関しては、障害者雇用率の算出や税金の計算に必要なため、把握する必要があります。(本人・家族どちらも)

【健康情報】

把握している情報 把握経路
健康診断結果 健康診断
ストレス状況 ストレスチェック
医療費 高額療養費給付
現病歴 傷病手当金申請

項目は少ないですが、カバーしている情報は多岐に亘っています。
『健康経営』の名のもとに、今後はより多くの健康情報を人事部は把握していくことになりそうです。

【所得情報】

把握している情報 把握経路
給与額 給与・年末調整
業務評価 賞与計算
昇給率 昇給計算
退職金 退職金計算
前職の年収 採用・年末調整
事業所得 年末調整
雑所得 年末調整
配当所得 年末調整
不動産所得 年末調整
退職所得 年末調整
不動産取得額 年末調整
不動産ローン残高 年末調整
住居の家賃 社宅・住宅手当
生命保険加入状況 年末調整
家族の収入 年末調整
税金の滞納状況 自治体からの差し押さえ調査

年末調整時に作成する『扶養控除申告書』には、給与所得額だけでなく、その他すべての所得を記入しなければなりません。
そのため、副業の収入も含めた全所得を把握できてしまうことになります。

【参考記事】
配偶者控除申告書の合計所得金額欄はどこまで含める?

【日々の活動状況】

 

把握している情報 把握経路
出退勤時間 勤怠
残業時間 勤怠
休暇日 勤怠
新婚旅行の日程 勤怠
出張日程 勤怠
忌引休暇の日程 勤怠
通勤経路 通勤手当
財布の紛失 保険証の再発行

その他にも、ボランティア休暇や裁判員休暇を取得する場合、人事部が把握することになります。

【その他】

把握している情報 把握経路
働きぶり・愚痴・噂話 上司や同僚からの報告

人事にはたくさんの相談事や報告が寄せられます。

「うちの部署に配属になったあの新人、この前こんなことがあってさ・・・」
「この前上司にこんなこと言われたんですが、これってパワハラじゃないですか!?」

などなど。

人に関する悩み事を聞くのも人事部の仕事なので、周囲からのリアルな評価はおおむね把握しています。

業務上必要なため把握しなければならない

人事部員の立場から言わせていただくと、興味本位でこれらの情報を収集しているわけではありません。
業務上必要なため、教えていただかなければならないのです。

年末調整で配偶者控除の適用を行うためには、本人の総所得額(給与所得以外も含む)を把握する必要があります。
ストレスチェックの実施は、事業所の義務なので実施しなければなりません。

このように国が定めたルールにより、これほど多くの情報を把握しなければならない状況になっています。

それにしても、これ以外の個人情報って逆に何があるんだろ?
そう思えるぐらい多様な個人情報を把握してますね。

今後はこれらのデータを活用した「ピープル・アナリティクス」が注目されています。

【参考記事】↓
『人事のためのデータサイエンス』 ~人事部員のためのデータ解析入門本~

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